Copilot Notebooks Guide

Copilot Notebooks ist Microsofts KI-gestützter Knowledge-Workspace in Microsoft 365 Copilot. Du sammelst kuratierte Inhalte – Dateien, Meeting-Notizen, E-Mails, OneNote-Seiten, SharePoint-Sites, Copilot-Pages – und lässt Copilot ausschließlich auf diese kuratierte Sammlung als Grounding-Quelle zugreifen. Im Gegensatz zum normalen Copilot Chat, der auf dein gesamtes OneDrive, Outlook, Teams und Web zugreifen kann, ist ein Notebook scoped: Copilot antwortet nur aus den Quellen, die du explizit hinzugefügt hast.

Ein Notebook bündelt drei Dinge in einer Side-by-Side-Ansicht: References (kuratierte Quellen) – Chat (Q&A über die Quellen, persistent) – Created Content (generierte Outputs wie Pages, Word, PowerPoint, Excel, Audio Overview, Mind Map, Study Guide, Infografik).

Namenswechsel im September 2026: Die kanonische Support-Doku heißt nicht mehr „Microsoft 365 Copilot Notebooks“, sondern Microsoft Copilot Notebooks. Umbenannt sind alle Pflichtseiten (Get started, How it works, Add references, Share, FAQ), und die Lizenz-Formulierung ist mitgewandert: Microsoft schreibt jetzt „a Microsoft Copilot or Copilot Chat license is required“. Hintergrund ist die Zusammenlegung der beiden Apps Copilot und Microsoft 365 Copilot zu einer einzigen Copilot-App, deren weltweiter Rollout für Windows und Mac Mitte September 2026 begonnen hat. Am Produkt ändert das nichts, an Schulungsunterlagen und Suchbegriffen schon: Screenshots mit der alten Wortmarke veralten, und wer intern nach dem alten Namen sucht, landet auf Weiterleitungen.

Disambiguierung: Was Notebooks NICHT sind

Microsoft hat mehrere KI-Workspaces, die leicht verwechselt werden. Wir reden hier ausschließlich über Microsoft Copilot Notebooks (bis September 2026 „Microsoft 365 Copilot Notebooks“). Häufige Verwechslungen:

• „Notebooks in Copilot“ / „Notebooks in Copilot Chat“ – frühere Bezeichnung 2024/Anfang 2025, identisches Feature.
• Copilot Pages – anderes Feature, kollaborativer Canvas für Co-Editing aus Chat-Antworten heraus. Verfügbar auch ohne M365-Copilot-Lizenz (Free-Tier).
• OneNote Notebooks – klassisches Notizbuch-Produkt, nicht dasselbe (kann aber als Source ins Copilot Notebook eingebunden werden).
• Microsoft Loop – flexibler Live-Workspace mit Komponenten, nicht dasselbe.

Loop, Pages und Notebooks teilen sich technisch denselben SharePoint-Embedded-Container pro User, sind aber konzeptionell und lizenzseitig getrennte Produkte.

Lizenz

• Pflicht: Microsoft 365 Copilot Add-On-Lizenz (ca. 30 USD/User/Monat).
• Zusätzlich nötig: SharePoint- oder OneDrive-Lizenz (Service-Plan) am Account – sonst kann der zugrunde liegende SharePoint-Embedded-Container nicht erstellt werden.
• Consumer: Auch in Microsoft 365 Personal, Family, Premium und Pro verfügbar, aber nicht im vollen Umfang. Die Einschränkungen stehen inzwischen in zwei verschiedenen Dokumenten und decken sich nicht: Die Share-Doku nennt Notebook-Sharing als nicht verfügbar – und zwar ausdrücklich auch für Pro, das dort seit September 2026 mit in der Ausnahmeliste steht. Die FAQ nennt daneben Capture (multimodale Erfassung) und Mind Maps, aber nur für Personal, Family und Premium, und führt Sharing gar nicht mehr auf. Auch das neu gestaltete Notebooks-Erlebnis der Copilot-App ist im Consumer-Bereich noch nicht angekommen. Für Trainings heißt das unverändert: privat Geübtes lässt sich nicht 1:1 auf den Firmen-Tenant übertragen, und bei Consumer-Rückfragen lohnt der Blick in beide Quellen statt nur in eine.
• Kein Free-Tier: Ohne M365-Copilot-Lizenz siehst du nur den „Web“-Modus und kannst keine Notebooks erstellen.

Feature-Timeline (Auswahl)

• Mai 2025: Erste Vorstellung „Notebooks in Copilot“ auf der Microsoft Build.
• Sommer/Herbst 2025: GA für Commercial-Tenants. OneNote-Integration in Preview.
• Q4 2025: Audio-Overview-Feature („Podcast-Style“) für Notebooks live.
• März 2026 (ab 23.03.): Frontier-Public-Preview für sieben neue Capabilities (Chat-/Page-Interactivity, Study Guide, SharePoint-Sites/Folders als Source, Word-Agent, PowerPoint-Agent, M365-Group-Sharing, Mind Maps).
• April 2026: GA SharePoint-Site/Folder-Grounding (Anfang April), Chat-/Page-Interactivity (Mitte April), M365-Group-Sharing (April), Study Guide (Ende April).
• Mai 2026: GA Mind Maps (Anfang Mai), PowerPoint-Agent (Mai), Word-Agent (Mai). Default-On, kein Admin-Action nötig.
• Mai 2026 (Late May Rolling GA): Externe Web-URLs als References (Roadmap-ID 516040 / MC1193414) – weltweiter Rollout läuft aktuell.
• Mai/Juni 2026: Frontier-Public ab Mitte Mai, GA-Rollout weltweit im Juni: Excel-Agent (Spreadsheet-Generierung), Teams-Meetings als References, Infografiken (Visual Overview, MC1317195).
• Juni 2026: Neues Copilot-Notebooks-UI in der M365-Copilot-App (Chats, Created Content und References projektweise gebündelt) plus OneNote-Sync – dasselbe Notebook in M365-Copilot-App und OneNote, multimodale Erfassung (Bild, Sprache, Text) in OneNote.
• Juni 2026 (ab 11.06.): Copilot Notebooks wird für Microsoft-365-Copilot-Chat-User ausgerollt (Commercial und Education), bisher nur für voll lizenzierte M365-Copilot-User. Eigener „Notebooks“-Tab in der Copilot-Chat-App (Browser und Teams-integriert). Phasenweiser Rollout über rund vier Wochen, Default-On (per Admin steuerbar). Aktuell English-only, weitere Sprachen für später 2026 angekündigt.
• Juli 2026 (ab 01.07., GA-Welle): OneNote-Integration erreicht GA auf Web (onenote.cloud.microsoft) und iOS (iPhone/iPad) – bisher nur Windows. Neu: mobile multimodale Erfassung (Audio-Transkription, Foto und getippte Notizen in einer Session, auch offline in Meetings/Whiteboard-Sessions) GA auf iPhone, Copilot erzeugt daraus einen strukturierten Copilot-Page im Notebook; weitere Plattformen folgen. Zeitgleich formalisiert Microsoft die „Quick create“-Outputs (Word, Excel, PowerPoint, Mind Map) als GA auf Windows und Web.
• Juli 2026 (ab Mitte Juli): Markdown-Dateien (.md) als Grounding-Source (MC1423103). Microsoft hat den Termin am 20.07.2026 nachgeschärft: GA-Start Ende Juli, Abschluss weltweit Anfang August 2026 (vorher Mitte bis Ende Juli angekündigt), Default-On ohne Admin-Aktion. Technische Doku, README-Files, Runbooks und Wikis lassen sich damit ohne Konvertierung als Reference einbinden. Ebenfalls Anfang bis Mitte Juli: Text- und RTF-Dateien (.txt, .rtf) als References (MC1420894), Default-On – unstrukturierter Klartext wie Transkripte, Meeting-Exporte und Entwickler-Notizen wird direkt einbindbar. Zeitgleich angekündigt: Copilot Notebook in OneNote für Mac (Roadmap-ID 565863) – der Rollout selbst wurde später auf Ende August 2026 verschoben (siehe unten) – und die multimodalen Erfassung für OneNote auf Windows (MC1405506, Roadmap-ID 566322) – auch dieser Termin ist inzwischen verschoben, auf Ende September bis Mitte Oktober 2026 (siehe September-Eintrag unten).
• Juli 2026 (ab 29.07.): Overview-Redesign in Copilot Notebooks auf Windows, Mac und Web (Microsoft-365-Copilot-Release-Notes vom 29.07.2026). Die Overview-Ansicht eines Notebooks zeigt die KI-Zusammenfassung und Key Insights in einem neuen Layout – und blendet die passenden Artefakte direkt ein, die sich mit einem Klick aus dem Notebook erzeugen lassen. Copilot schlägt dabei aktiv vor, was sinnvoll wäre (Word, Excel, PowerPoint, Mind Map), statt auf einen Prompt zu warten.
• September/Oktober 2026 (GA-Welle, ab Ende September): Die neu gestaltete Notebooks-Experience in der M365-Copilot-App (MC1420901, Roadmap-ID 566318) – Chats, Created Content und References projektweise gebündelt, bidirektionaler OneNote-Sync. Microsoft hat den Termin zweimal angepasst (06.08. und 14.09.2026): Der weltweite Rollout beginnt Ende September (ursprünglich Ende August) und soll Anfang Oktober 2026 abgeschlossen sein. Die Release-Notes vom 23.09.2026 führen das neue Design für Web bereits auf. Default-On, keine Admin-Aktion; lizenzierte M365-Copilot-User sehen den Notebooks-Bereich automatisch. Bestehende Notebooks, OneNote-Notizbücher und Einstiegspunkte bleiben unverändert.
• August 2026 (ab 11.08.): Die Microsoft-365-Copilot-Release-Notes führen das Overview-Redesign für Windows, Mac und Web erneut auf – die Ende Juli gestartete Welle ist damit breit ausgerollt, nicht mehr nur angekündigt.
• August 2026 (ab 25.08.): Die Microsoft-365-Copilot-Release-Notes vom 25.08.2026 führen eine überarbeitete Notebooks-Oberfläche auf (Roadmap-ID 516042): vereinfachte Navigation und ein durchgängiger Flow beim Öffnen von Notebook-Inhalten. Das ist eine zweite UX-Welle nach dem Overview-Redesign – diesmal für die Navigation selbst, nicht für die Overview-Seite. Dieselben Release-Notes listen Outlook-Mails (Roadmap-ID 564910) und Teams-Meetings (Roadmap-ID 560706) als References erneut auf; beide sind damit breit ausgerollt und nicht mehr nur angekündigt.
• August 2026 (ab Ende August): Copilot Notebook in OneNote für Mac geht in den Rollout (MC1409042, Roadmap-ID 565863). Microsoft nennt Ende August bis Anfang September 2026 als Fenster – später als die ursprüngliche Juli-Ankündigung. Voraussetzung ist eine M365-Copilot-Lizenz, das Feature ist Default-On und laut Message Center für Mac ohne Admin-Schalter zum Abschalten.
• August 2026 (angekündigt): Dieselbe neu gestaltete Notebooks-Oberfläche kommt auf Android in die M365-Copilot-App (Roadmap-ID 566704, GA-Ziel August 2026, Worldwide Standard Multi-Tenant). Damit ist das Notebook auch mobil der Container für laufende Arbeit: zusammengehörige Chats, Created Content und References in einem persistenten Workspace, dessen Kontext Copilot-Antworten über Sessions hinweg groundet.
• September 2026 (Mitte bis Ende September): Multimodale Erfassung auf Android erreicht GA (MC1450130, Roadmap-ID 567895; Preview seit Mitte August). Audio, Fotos und getippte Notizen in einer Session, danach ein strukturierter Copilot-Page im Notebook – wie auf dem iPhone. Voraussetzung: M365-Copilot-Lizenz plus SharePoint- oder OneDrive-Lizenz. Default-On, abschaltbar über die neue Cloud Policy „Capture in Copilot Notebooks for mobile devices“. Damit ist mobile Erfassung auf beiden großen Handy-Plattformen angekommen.
• September 2026 (GA): Power-BI-Berichte als References (Roadmap-ID 569928, Preview im August). Erstmals kommt Berichts- statt Datei-Ebene ins Notebook: Copilot groundet Summaries, Decks und Briefings auf die Report-Daten. Desktop und Web, Premium-Source.
• September 2026 (Preview): CSV-/TSV- und Bild-Dateien als References (Roadmap-IDs 569210 und 569211, beide am 12.08.2026 in die Roadmap eingestellt). Preview im September, GA-Ziel Oktober 2026. CSV/TSV bringt strukturierte Tabellen ins Notebook, ohne dass jemand sie vorher in eine .xlsx umbauen muss; JPG/PNG macht Bildinhalte – Text, Diagramme, Schaubilder – als Grounding-Kontext nutzbar. Beides Worldwide Standard Multi-Tenant, CSV/TSV zusätzlich auf dem Windows-Desktop. Zusammen mit Power BI ist das die dritte Erweiterung des Quellen-Korpus innerhalb eines Quartals.
• September 2026 (Korrektur): Microsoft hat am 02.09.2026 den Termin für die multimodale Erfassung auf Windows nachgezogen (MC1405506): GA jetzt Ende September bis Mitte Oktober 2026 statt Ende Juli bis Mitte September. Wer die Funktion in Windows-Trainings schon eingeplant hatte, verschiebt sie um rund einen Monat – Android ist vorher da.
• September 2026 (ab 10.09.): Die neu gestaltete Notebooks-Oberfläche erreicht die Government-Clouds (Roadmap-ID 569203, GCC, GCC High und DoD, GA-Ziel September 2026). Inhaltlich dieselbe Experience wie im Commercial-Tenant: Chats, Created Content und References gebündelt in einem persistenten Workspace. Für regulierte Kunden ist das der erste Termin, ab dem Notebooks überhaupt planbar wird. Dieselbe Roadmap-Beschreibung benennt erstmals klar die zwei Oberflächen: die leichtgewichtige Notebooks-Ansicht in der Copilot-App und die Workspace-Ansicht in OneNote.
• September 2026 (Mitte September): Microsoft benennt das Produkt in der Doku von „Microsoft 365 Copilot Notebooks“ in Microsoft Copilot Notebooks um, parallel zur Zusammenlegung der Copilot- und der Microsoft-365-Copilot-App zu einer Copilot-App (weltweiter Rollout für Windows und Mac ab Mitte September). Zeitgleich aktualisiert Microsoft die Admin-Dokumentation zum Container-Lifecycle: Ein user-eigener Container lässt sich beim Austritt dauerhaft an eine neue Person übertragen (siehe Kapitel 9).
• September 2026 (ab 23.09.): In der Copilot-App lassen sich Inhalte jetzt direkt aus dem Bereich Quick Access in der Suche als References in ein Notebook legen: Kontextmenü → „Add to“ → „Notebook“ (Release-Notes vom 23.09.2026, Web). Dieselben Release-Notes führen Outlook-Mails (Windows, Web) und Teams-Meetings (Android, Windows, iOS, Web) als References erneut auf.

Was ist ein Notebook konzeptionell?

Ein Notebook ist analog zu einem ChatGPT-Project oder einem Google-NotebookLM-Notebook: ein langlebiger Container, der drei Dinge zusammenbindet:

1. References (Sources): Kuratierte Inhalte, gegen die geantwortet wird.
2. Chat-Verlauf: Q&A über die References, persistent gespeichert (privat pro User).
3. Created Content: Outputs, die Copilot aus dem Notebook generiert (Pages, Word-Docs, PowerPoint, Excel, Audio-Overview, Mind Maps, Study Guides, Infografiken).

Die UI ist seit dem April-2026-Redesign dreigeteilt: References links, Chat in der Mitte, Created Content rechts – alle drei jederzeit sichtbar in einer Side-by-Side-Ansicht.

Grounding-Mechanik (RAG-ähnlich)

Microsoft beschreibt den Mechanismus als scoped grounding: „Copilot doesn't access your entire OneDrive, email, Teams chats, or the web, only using references you've added to the notebook.“ Technisch ist es Retrieval-Augmented Generation auf einem kuratierten Sub-Korpus statt auf dem ganzen M365-Graph.

• Single-File-References werden direkt indiziert.
• SharePoint-Site/Folder-References werden dynamisch ausgewertet: Copilot prüft pro Prompt, welche Files innerhalb des Folders zu deiner Frage relevant sind, und wählt bis zu 300 der relevantesten Files aus, für die der User Permissions hat (offizielle Microsoft-Formulierung: „up to 300 most relevant files“).
• Antworten enthalten Citations mit Klick-Through zu den Quell-Files.

Wann lohnt sich was? Tool-Vergleich

Notebooks sind über mehrere Eintrittspunkte erreichbar – der primäre Einstieg bleibt aber die Copilot-App (bis September 2026 „Microsoft 365 Copilot App“).

Zwei Oberflächen, ein Notebook. Seit September 2026 benennt Microsoft das in der Doku ausdrücklich: Es gibt die leichtgewichtige Notebooks-Ansicht in der Copilot-App und die Workspace-Ansicht in OneNote. Dasselbe Notebook öffnet sich in beiden, der Kontext geht beim Wechsel nicht verloren. Für Trainings ist das die wichtigere Aussage als jede Feature-Liste: Wer schnell etwas nachfragen will, bleibt in der Copilot-App; wer länger an einem Projekt arbeitet, Notizen strukturiert und Seiten sortiert, geht nach OneNote. Die Entscheidung ist keine Einbahnstraße.

Aus dem Copilot-Web

1. m365.cloud.microsoft aufrufen, anmelden mit Work-Account (Entra ID). Das ist die Adresse, die die aktuelle Support-Doku nennt.
2. Linke Seitenleiste → „Notebooks“. Fehlt der Eintrag, ist er im Tenant noch nicht ausgerollt: dann über den App-Launcher (Waffel-Menü oben in der Seitenleiste) → „Notebooks“.
3. „Alle Notebooks“ → „Neues Notebook“ → Name vergeben.
4. References hinzufügen (Upload, Drag-and-Drop, OneDrive-Picker, SharePoint-Site-Picker).
5. „Erstellen“ – Notebook ist nutzbar.

Folge-Notebooks erstellst du über den „+“-Button neben „Notebooks“ in der Seitenleiste.

Schnellweg über die Suche neu seit 23.09.2026, Web: Taucht eine Datei im Bereich Quick Access der Suche in der Copilot-App auf, legst du sie ohne Umweg über das Notebook selbst ab: Kontextmenü öffnen → „Add to“ → „Notebook“ → Ziel-Notebook wählen. Praktisch, wenn du beim Suchen auf eine passende Unterlage stößt und sie sofort ins Projekt holen willst.

Aus OneNote (Windows, Web, iOS, Mac) Web & iOS GA seit Juli 2026, Mac ab Ende August 2026

In OneNote kannst du ein OneNote-Notebook in ein Copilot-Notebook „umwandeln“ bzw. als Source einbinden. Damit wird das klassische, lose strukturierte OneNote zur Source für strukturiertes Q&A – ideal, um historische Notizen-Sammlungen produktiv zu machen. Verfügbar auf Windows (GA seit März 2026), auf Web (onenote.cloud.microsoft) und auf iPhone/iPad (jeweils GA ab 01.07.2026). Auf Mac läuft der Rollout später als ursprünglich angekündigt: Microsoft hat das Fenster mit MC1409042 auf Ende August bis Anfang September 2026 gelegt (Roadmap-ID 565863). Zugriff dort über das Datei-Menü in OneNote for Mac, Voraussetzung ist eine M365-Copilot-Lizenz. Das Feature ist Default-On; für Mac nennt das Message Center ausdrücklich keinen Admin-Schalter zum Abschalten. Auf Windows steuern Admins Copilot Notebook weiterhin im M365 Admin Center unter Einstellungen, OneNote, Copilot Notebook. Auf dem iPhone kannst du über „Capture“ zusätzlich Sprache, Fotos und getippte Notizen in einer Session erfassen und direkt ins Notebook ablegen. Dieselbe multimodale Erfassung kommt auf Windows (MC1405506, Roadmap-ID 566322) – Microsoft hat das Fenster am 02.09.2026 verschoben: GA jetzt Ende September bis Mitte Oktober 2026 statt wie zuvor angekündigt Ende Juli bis Mitte September. Voraussetzung ist eine M365-Copilot-Lizenz und ein Arbeits- oder Schulkonto (Entra ID) in der Windows-Desktop-App; Admins können die Erfassung per Policy abschalten.

Seit August 2026 kommt Android dazu (MC1450130, Roadmap-ID 567895, veröffentlicht am 07.08.2026): Preview ab Mitte August, GA-Welle Mitte bis Ende September 2026. Der Ablauf ist derselbe wie auf dem iPhone – Audio, Fotos und getippte Notizen in einer Session, am Ende erzeugt Copilot daraus einen strukturierten Copilot-Page im Notebook. Vorausgesetzt sind eine M365-Copilot-Lizenz und eine SharePoint- oder OneDrive-Lizenz (ohne sie lässt sich kein Notebook anlegen und speichern). Das Feature ist Default-On; abschalten lässt es sich über die Cloud Policy „Capture in Copilot Notebooks for mobile devices“ (siehe Kapitel 7).

Aus der M365-Copilot-App auf dem Smartphone Android-Redesign GA-Ziel August 2026

In den mobilen Microsoft-365-Apps (iOS und Android) lassen sich bestehende Notebooks öffnen und neue Chats darin führen. Seit August 2026 zieht Microsoft die neu gestaltete Notebooks-Oberfläche aus dem Web auch auf Android nach (Roadmap-ID 566704, GA-Ziel August 2026): zusammengehörige Chats, Created Content und References liegen dort im selben persistenten Workspace, dessen Kontext Copilot-Antworten über Sessions hinweg groundet. Die multimodale Erfassung kommt jeweils über die OneNote-App dazu – auf iPhone/iPad seit Juli 2026, auf Android mit der GA-Welle Mitte bis Ende September 2026 (siehe oben).

Aus Teams / Outlook / Word

Indirekt: Du kannst aus Teams-Chats Meeting-Notes, aus Outlook E-Mails, aus Word/Loop Pages als References an ein existierendes Notebook anpinnen. Das eigentliche Notebook-Objekt wird aber im Copilot-App-Surface erzeugt.

Aus der Loop-App

Loop zeigt Copilot-Notebooks in derselben User-Container-Ansicht. Der primäre Einstieg bleibt aber die M365-Copilot-App – Loop ist hier eher eine Sichtbarkeit-/Übersichtsoberfläche.

Limits pro Tenant / User

4.1 Sources / References

References sind das Herzstück eines Notebooks – der kuratierte Datenkorpus, gegen den Copilot antwortet.

Unterstützte Typen

Standard- vs. Premium-Sources Lizenz-Unterschied

Die offizielle Reference-Doku (Stand August 2026) teilt die Quelltypen in zwei Gruppen. Wer nur Copilot Chat hat, sieht im Add-References-Dialog schlicht weniger Optionen. Das ist neben dem 50er-Limit der zweite harte Lizenz-Unterschied im gemischt lizenzierten Team – und der Grund, warum ein Notebook, das auf Teams-Meetings und SharePoint-Sites gebaut ist, für Chat-User nur halb funktioniert.

Noch offen: Für die beiden neuen Formate .csv/.tsv und .jpg/.png nennt die Reference-Doku (Stand September 2026) keine Stufe. Die Standard-Liste führt „Bilder“ zwar bereits generisch, eine Zuordnung der konkreten Endungen fehlt aber. Wer gemischt lizenzierte Notebooks plant, prüft das bei GA im eigenen Tenant nach, statt es aus der Formatliste abzuleiten.

Limits

• 300 Reference-Slots aktiv fürs Grounding pro Notebook (Mai-2026-Update: vorher 100). Mehr lassen sich hinzufügen, nur die ersten 300 werden gegroundet. Das gilt für voll lizenzierte Microsoft-Copilot-User.
• 50 References für Copilot-Chat-User – die offizielle Reference-Doku (Stand August 2026) nennt für die Chat-Stufe ein hartes Limit von 50 References pro Notebook; alle 50 werden gegroundet. Der Unterschied ist kein Grounding-Cutoff wie bei 300, sondern eine Obergrenze beim Hinzufügen. In gemischt lizenzierten Teams ist das der praktisch wichtigste Lizenz-Unterschied: Ein Notebook mit 120 References ist für Chat-User nicht befahrbar.
• Bis zu 300 Files dynamisch aus Folder-/SharePoint-Site-References pro Prompt – Copilot wählt die relevantesten aus, für die der User Permissions hat.
• Praxis-Schwellen statt harter Per-File-Size: Microsoft nennt keinen offiziellen Upload-Size-Hard-Cap. In der Praxis hat Microsoft selbst (Q&A-Antworten, Stand 2026) folgende Effectiveness-Grenzen dokumentiert: Summaries bis ~1,5 Mio. Wörter / 300 Seiten; Q&A am besten unter ~7.500 Wörter; SharePoint-URL-Refs nutzen die ersten ~36.000 Zeichen; eingebettete Files werden bis ~750–1.000 Seiten indiziert.
• Study-Guide-Sub-Limits (Stand Mai 2026, offizielle Microsoft-Doku): Flashcards, Quiz und Fill-in-the-Blanks akzeptieren pro Quelldatei max. 50.000 Zeichen. Summary, Topics und Matching haben kein dokumentiertes Zeichen-Limit.
• Externe Web-URLs als Reference: Late-May-2026-Rolling-GA (MC1193414, Roadmap-ID 516040). Bis Vollabschluss tenant-individuell prüfen.

4.2 Prompts / Custom Instructions

Notebooks haben eine eigene Sektion Custom Instructions – persistente System-Prompt-ähnliche Anweisungen, die bei jedem Chat im Notebook mitgegeben werden. Tonalität, Format-Regeln, Sprache, Output-Stil – alles dort einmal definieren statt in jedem Prompt zu wiederholen.

Antworte immer in deutscher Geschäftssprache, Du-Form.
Nutze unsere Brand-Tonalität: nüchtern, faktenbasiert, kein Marketing-Sprech.
Max. 250 Wörter pro Antwort.
Wenn unsicher: gib die Quelle an, antworte nicht raten.

Single-Prompts im Chat sind nicht „pinbar“ – wenn du Standard-Prompts wiederverwenden willst, lege sie als Markdown in einer Page innerhalb des Notebooks ab.

4.3 Generated Content / Outputs

Im April-2026-Release deutlich erweitert und im Mai/Juni 2026 um Excel-Agent und Infografiken ergänzt. Aktuell verfügbar:

• Copilot Pages – kollaborativer Canvas, direkt aus Notebook-Chat erzeugbar und editierbar.
• Word-Dokument – der Word-Agent generiert eine vollständige .docx aus Notebook-Inhalt. seit April 2026
• PowerPoint-Präsentation – der PowerPoint-Agent generiert .pptx aus Notebook-Inhalt. seit April 2026
• Audio-Overview – Podcast-Style-Audio mit zwei AI-Stimmen (männlich + weiblich, neutral-amerikanisch). Verfügbar in EN, ES, JA, FR, DE, PT, IT, ZH.
• Video Overview – kurze, vertonte Video-Zusammenfassung des Notebook-Inhalts: Kernaussagen, Visuals und Voiceover in einem Clip. Baut auf dem Audio-Overview auf und ist die Variante für Leute, die ein Projekt lieber ansehen als lesen (MC1208690, Roadmap-ID 511793). Rollout ab Mitte November 2025, Abschluss Ende Februar 2026; zuerst in Frontier Public Preview, danach für die übrigen Tenants. Default-On, M365-Copilot-Lizenz vorausgesetzt, keine Admin-Aktion nötig. Frontier zuerst
• Mind Map – interaktive Visualisierung der Themen-Beziehungen, mit klickbaren Knoten und Drill-Down-Summaries. seit April 2026
• Study Guide – automatisch generierte Quizzes, Flashcards, Topic-Summary-Pages (primär für Onboarding/Lernkontexte). seit April 2026
• Excel-Arbeitsmappe – der Excel-Agent generiert eine strukturierte .xlsx aus Notebook-Inhalt und References, stellt Rückfragen zur Präzisierung und lässt sich danach in Excel weiterbearbeiten. Frontier Mai 2026, GA-Rollout Juni
• Infografik (Visual Overview) – verwandelt Notebook-Inhalte in eine strukturierte visuelle Zusammenfassung mit Kernaussagen und Beziehungen; Vorschau, Kopieren, Download und Auto-Save im Notebook. Public Preview ab Ende Mai 2026, GA ab Ende Juni (MC1317195)

Overview-Redesign: One-Click-Artefakte seit 29.07.2026, Windows, Mac & Web

Die Overview-Ansicht eines Notebooks wurde Ende Juli 2026 neu gestaltet (Microsoft-365-Copilot-Release-Notes vom 29.07.2026). Sie zeigt die KI-Zusammenfassung und die Key Insights des Notebooks in einem aufgeräumten Layout – und blendet direkt daneben die Artefakte ein, die sich aus dem aktuellen Inhalt sinnvoll erzeugen lassen. Ein Klick genügt, ein Prompt ist nicht mehr nötig. Copilot leitet die Vorschläge aus Notebook-Inhalt und Microsoft-365-Wissen ab, statt auf eine Anweisung zu warten.

Praktische Folge für Trainings: Wer bisher „Erzeuge mir daraus eine PowerPoint“ getippt hat, findet den Einstieg jetzt als Vorschlag in der Overview. Der Prompt-Weg funktioniert unverändert weiter – das Redesign ist eine zusätzliche Abkürzung, kein Ersatz.

Message-Center-Hintergrund (MC1411727 / Roadmap-ID 566870): Microsoft führt die Vorschlagslogik als eigenes Feature unter dem Namen Suggested artifacts. Die Public Preview lief von Anfang Juli bis Ende August 2026, die GA-Welle von Ende Juli bis Ende September 2026. Das heißt für Schulungen: Der Vorschlagsstreifen kann im Tenant noch fehlen, obwohl das Overview-Redesign schon da ist – zwei getrennte Wellen, nicht ein Feature. Vorgeschlagen werden aktuell Word, Excel und PowerPoint; PDFs und Pages hat Microsoft für ein späteres Release angekündigt. Voraussetzung ist eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot (Premium) mit Zugriff auf Copilot Notebooks; das Feature ist Default-On und braucht keine Admin-Aktion.

4.4 Sharing / Permissions

• Notebook-Owner ist immer der Ersteller.
• Sharing-Modell (Stand Mai 2026): Direkte Einladung per Mail-Adresse oder User-Picker → Mitglieder bekommen vollen Edit-Zugriff (kein Read-Only-Modus aktuell).
• Kein Group-Sharing. Microsoft-365-Groups lassen sich nicht als Mitglieder hinzufügen. Die FAQ nennt auch den Grund: Ein Notebook liegt im persönlichen SharePoint-Embedded-Container seines Erstellers und folgt dessen Lifecycle, eine Group hat dort keinen Platz. Microsoft schreibt dazu, eine Lösung für group-managed Notebooks sei „in progress“.
• Sharing-Link funktioniert nur, solange die Cloud-Policy „Create and view Copilot Pages and Copilot Notebooks“ tenant- bzw. user-weit aktiviert ist.

4.5 Memory / Personalization

• Notebooks haben kein eigenes Memory-System im Sinne von ChatGPT-Memory.
• Aber: Notebook-eigene Custom Instructions wirken wie Per-Workspace-Memory.
• Der Notebook-Chat ist persistent, aber privat pro User – selbst wenn du das Notebook teilst, sehen die anderen deine Chat-Historie nicht.

Grounding-Modell: Was passiert pro Prompt?

Beim Stellen einer Frage im Notebook-Chat läuft folgender Flow:

1. User-Prompt wird mit den Custom Instructions kombiniert.
2. System wählt aus den max. 300 References die fürs Prompt relevanten aus.
3. Bei Folder-/SharePoint-Site-References: dynamische Auswahl von bis zu 300 der relevantesten Files mit Permissions-Check pro File.
4. Selektierter Content wird in den LLM-Context geladen (Retrieval).
5. LLM erzeugt Antwort, fügt Citations mit Klick-Through ein.
6. Antwort wird im persistenten Notebook-Chat gespeichert (privat pro User).

Modes: Work vs. Web

• Work-Mode (Standard im Notebook): nutzt Tenant-Daten + die im Notebook hinzugefügten References + ggf. Web (wenn explizit als externe Reference zugelassen).
• Web-Mode: bewusst eingeschränkt – ohne M365-Copilot-Lizenz nur Web-Mode, dann aber keine Notebook-Erstellung möglich.
• Notebooks sind per Definition Work-Mode-only.

Multi-Source-Reasoning

Copilot kann References vergleichen und gegenüberstellen. Beispiel: „Vergleiche die Preisstruktur in Vertrag A.pdf gegen B.pdf“ funktioniert – Citations zeigen genau, aus welchem Source jeder Claim stammt.

Die Qualität sinkt erfahrungsgemäß, wenn viele kleine References gegen wenige große verglichen werden. Microsoft empfiehlt implizit eine kuratierte, geringe Source-Zahl (siehe Best Practices).

Wie teilst du ein Notebook?

1. Im Notebook: oben rechts „Share“ → Namen oder E-Mail-Adressen eintragen → „Invite“. Nur Einzelpersonen, keine Microsoft-365-Groups.
2. Eingeladene User erhalten Link + Notification.
3. Sharing-Link funktioniert nur, wenn die Cloud-Policy „Create and view Copilot Pages and Copilot Notebooks“ für den Empfänger aktiviert ist.

Permissions-Modell

• Stand Mai 2026: keine Read-Only-Stufe. Wer eingeladen wird, kann editieren – References hinzufügen, Custom Instructions ändern, Created Content erzeugen.
• Notebook-Owner bleibt der Ersteller; der Container ist user-owned.
• Verlässt der Owner die Organisation (Account-Delete): Der Container folgt derselben OneDrive-Lifecycle-Regel wie der Rest von Microsoft 365, mit derselben konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist (Standard: 30 Tage aktiv, dann Recycle Bin, danach permanent gelöscht). Anders als früher in diesem Guide dokumentiert ist eine dauerhafte Übertragung an eine neue Person möglich – per PowerShell über den Principal-Owner-Transfer. Details und die Grenzen dieser Übertragung stehen in Kapitel 9.

Co-Editing-Verhalten

Tenant-Boundary

• Copilot Notebooks läuft im Microsoft-365-Service-Boundary. Sources werden nicht zum LLM-Training verwendet („Copilot Notebooks doesn't use user data to train the large language model“).
• Storage: Jedes Notebook liegt in einem personal SharePoint-Embedded-Container des Erstellers. Container-Quota zählt gegen die Tenant-SharePoint-Quota.
• Datenresidenz folgt der M365-Tenant-Region (EUDB für EU-Tenants, wenn opted-in).

Permissions-Inheritance

• Wenn du eine SharePoint-Site als Source hinzufügst, ehrt Copilot die existierenden Permissions: ein Mitglied sieht nur die Files in der Source, für die es ohnehin Read-Zugriff hat.
• Citations zeigen IMMER nur Quellen an, die der jeweilige User sehen darf.

Admin-Controls (Cloud Policy)

Verwaltet über config.office.com → Customization → Policy Management:

• „Create and view Copilot Pages and Copilot Notebooks“ – Default Enabled. Disabled → User kann keine neuen Notebooks erstellen, existierende bleiben aber sichtbar/editierbar.
• „Enable code previews for AI-generated content in Microsoft 365 Copilot Chat and Copilot Pages“ – steuert Code-Preview-Feature in Pages.
• „Capture in Copilot Notebooks for mobile devices“ neu, August 2026 – steuert die multimodale Erfassung (Audio, Fotos, getippte Notizen) in der OneNote-App auf Android und iOS. Default-On. Das ist der Schalter, mit dem sich Mitschnitte auf Diensthandys unterbinden lassen, ohne Notebooks als Ganzes abzuschalten (MC1450130). Für Windows nennt Microsoft ebenfalls eine Policy zum Abschalten, ohne sie im Message Center beim Namen zu nennen (MC1405506); für OneNote auf Mac gibt es weiterhin keinen Schalter (MC1409042).
• Policies sind per User-Group scope-bar.
• Rollout-Latency: Bestehende Policy-Änderungen brauchen bis zu 90 Min., neue bis zu 24 Std.

Audit / Purview

Notebook-Aktionen sind in Purview Audit sichtbar – aber immer unter dem Application-Namen Loop. Es gibt keinen separaten Filter für „Copilot Notebooks“ oder „Copilot Pages“.

Wie greifen Sensitivity Labels?

Notebooks ehren Microsoft-Purview-Sensitivity-Labels. Wenn ein File mit einem Label wie „Confidential – do not Copilot“ markiert ist und eine entsprechende DLP-Policy existiert, wird das File nicht fürs Grounding verwendet. Das File kann in Citations als Titel erscheinen, der Content fließt aber nicht in die Antwort.

DLP-Policy einrichten

• Policy-Location: „Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat“.
• Condition: Content contains > Sensitivity labels.
• Policy wählt das passende Label & definiert, was passieren soll (z.B. Block from Copilot Grounding).
• Nur im Custom-Template: Die Copilot-Location gibt es ausschließlich in der Custom Policy, und sobald sie an ist, sind alle anderen Locations in derselben Policy deaktiviert.
• Nicht kombinierbar: Sensitive info types und Sensitivity labels dürfen nicht in derselben Regel stehen – zwei Regeln in einer Policy sind erlaubt.

Die vier Conditions der Copilot-Location im Überblick

Die Purview-Doku listet für die Location „Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat“ vier Kombinationen aus Bedingung und Aktion. Zwei davon zielen nicht auf Quellen, sondern auf den Prompt – die werden in Notebook-Trainings regelmäßig übersehen:

Wichtig für Notebooks: Die SIT-Regeln greifen am Prompt, nicht an den References. Ein Notebook mit sauberen Quellen schützt also nicht davor, dass ein User eine Passnummer in den Notebook-Chat tippt – und umgekehrt blockt die Prompt-Regel keine sensible Datei, die als Reference hängt. Beide Ebenen braucht es.

Was die Label-Regel abdeckt (und was nicht)

Die Purview-Doku (Stand Juli 2026) grenzt den Geltungsbereich der Sensitivity-Label-Regel präzise ab – wichtig, weil Notebooks Dateien und E-Mails als References zulässt:

• Dateien: abgedeckt, sowohl gespeichert als auch gerade geöffnet.
• E-Mails: nur solche, die am oder nach dem 01.01.2025 gesendet wurden. Ältere Mails im Postfach greift die Regel nicht.
• Kalendereinladungen: nicht unterstützt.
• In Word, Excel und PowerPoint wird die Policy beim Dateiöffnen ausgewertet. Ein mitten in der Session gesetztes Label greift erst beim nächsten Öffnen.
• Policy-Änderungen brauchen bis zu vier Stunden, bis sie im Copilot-Erlebnis ankommen.
• Direkt in den Prompt hochgeladene Dateien kann DLP inhaltlich nicht scannen – geprüft wird nur der getippte Prompt-Text.

Neu: externe E-Mails vom Grounding ausschließen Public Preview

Purview hat der Copilot-Location eine neue Bedingung spendiert: Email is received from > External users mit der Aktion Prevent Copilot from processing content (MC1301714). Damit lassen sich E-Mails von Absendern außerhalb der eigenen akzeptierten Domänen vom Grounding, von Zusammenfassungen und aus Citations ausschließen. Geprüft wird ausschließlich die Absender-Domäne als Metadatum, der Mail-Body wird nicht inspiziert; der User selbst kommt an seine Mail weiter unverändert heran. Aktuell Public Preview, GA angekündigt für Ende Januar 2027.

Real-World-Vertrauen

Sprachen für generierte Outputs (Sensitivity-relevant)

• Audio-Overview-Sprachen (offiziell, 8): EN, ES, JA, FR, DE, PT, IT, ZH. Customization: Format, Voice, Style/Tone, Duration.
• Mind Map & Study Guide: Sprach-Set wird von Microsoft nicht separat dokumentiert. Faustregel laut Microsoft-Support: „Copilot Notebooks ist in denselben Sprachen verfügbar wie Microsoft 365 Copilot.“ In der Praxis funktioniert die jeweilige Sprache des Quell-Materials – vor produktivem Rollout stichprobenartig auf Deutsch validieren.
• Study Guide Eligibility (Stand Mai 2026): Education-User ab 13 Jahren, Enterprise-User. Personal/Family/Premium-Support angekündigt, noch nicht ausgerollt.

Versions-Verhalten pro Element

Persistenz

• Notebook persistiert lebenslang mit dem User-Account.
• Lifecycle bei Account-Löschung: aktive Container laufen mit; bei Account-Delete greift dieselbe konfigurierbare Aufbewahrungsfrist wie bei OneDrive (ein einziger Schalter steuert beides), danach Recycle Bin, danach permanent gelöscht. Die oft genannten 30 und 93 Tage sind die Standardwerte, nicht das Gesetz – im eigenen Tenant nachsehen.

Offboarding: was mit einem Notebook passiert, wenn jemand geht

Microsoft hat die Admin-Dokumentation dazu im September 2026 deutlich ausgebaut, und der Inhalt korrigiert eine verbreitete Annahme: Der Container eines Ausscheidenden folgt zwar der OneDrive-Lifecycle-Regel, aber mit einem manuellen Schritt, den OneDrive nicht hat. OneDrive delegiert den Zugriff beim Austritt automatisch an die Führungskraft und schickt eine Mail. Beim user-eigenen Container gibt es weder automatische Delegation noch Benachrichtigung. Wenn niemand vor Ablauf der Frist Zugriff bekommt und informiert wird, ist der Inhalt endgültig weg. Genau daran scheitert es in der Praxis, weil der Schritt in keiner Standard-Offboarding-Checkliste steht.

Es gibt zwei Wege, und sie führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Inhalte sichern: Im SharePoint Admin Center unter SharePoint Embedded, Active containers, Filter „Application name: Loop“ den Container suchen (er heißt „Pages“ oder „My workspace“, je nachdem, welche App die Person zuerst geöffnet hat), eine verantwortliche Person als Owner hinzufügen und ihr die Container-Redirect-URL schicken. Sie kopiert dann heraus, was bleiben soll. Container übertragen: Per PowerShell lässt sich der Principal Owner dauerhaft wechseln (Set-SPOContainer mit PrincipalOwnerTransfer). Der Container gehört danach der neuen Person, und die Löschfrist rechnet ab deren Account. Diese Übertragung gibt es nur für user-eigene Container – und OneDrive kann sie gar nicht.

Was sich beim Sichern tatsächlich retten lässt, hängt am Inhaltstyp. Einen Bulk-Transfer eines Notebooks gibt es nicht; die neue Person baut es von Hand nach.

Export-Optionen

• Single-Page-Export: Ein Copilot-Page kann als Word, PDF oder PowerPoint generiert/exportiert werden.
• Full-Notebook-Export: kein einzelner „Export Notebook as ZIP“-Button. Workaround: einzeln Pages/Word/PowerPoint generieren und ablegen.
• Admin-Export über Purview eDiscovery oder SharePoint-Embedded-Admin-Tools möglich.
• Neu seit Juli 2026: HTML-Konvertierung in eDiscovery (MC1323262, Roadmap-ID 561492, Rollout Mitte Juni bis Anfang Juli 2026, E5). Beim Export aus einer Suche oder beim Hinzufügen zu einem Review-Set lassen sich Loop- und Copilot-Pages-Dateien (.loop, .page) automatisch nach HTML konvertieren und damit im Browser lesen. Die Option ist standardmäßig aus und muss pro Export-Vorgang aktiviert werden.

Abrechnung

• Pro M365-Copilot-User-Lizenz (ca. 30 USD/Monat in Commercial, plus zugrundeliegende M365-Suite) – voller Funktionsumfang.
• Neu seit 11.06.2026: auch für Microsoft-365-Copilot-Chat-User (Commercial und Education). Damit erreicht Notebooks die günstigere Chat-Stufe (z. B. E3/E5/Business Standard/Premium mit Copilot Chat). Chat-User haben jedoch Guardrails bei Advanced Analytics und Agent-Erstellung, die voll lizenzierte User nicht haben. Multimodale Eingabe, Graph-Daten, Purview-Compliance und Echtzeit-Kollaboration sind in beiden Stufen verfügbar. In gemischt lizenzierten Teams arbeiten alle gemeinsam im selben Notebook; nur voll lizenzierte M365-Copilot-User können jedoch Premium-Sources hinzufügen und Premium-KI-Funktionen nutzen. Dazu kommt seit August 2026 dokumentiert ein hartes Reference-Limit von 50 für Chat-User (voll lizenziert: 300 gegroundete References) – der Unterschied, der in großen Projekt-Notebooks als Erstes weh tut.
• „Basic“-Stufen (MC1384425): Microsoft führt diesen Rollout unter den Produktnamen Copilot Chat (Basic) und M365 Copilot (Basic) – ein M365-Copilot-Add-on ist dafür nicht nötig. Wichtig für die Schulungsplanung: Die OneNote-Integration steht Basic-Usern nicht voll zur Verfügung. Für kommerzielle Copilot-Chat-(Basic)-Kunden gibt es Copilot Notebooks in OneNote zunächst nur im Web, nicht im OneNote-Desktop-Client. Wer eine gemischte Gruppe schult, sollte den OneNote-Teil deshalb nicht als gesetzt einplanen. Der Speicher liegt wie bei allen Notebooks im user-eigenen SharePoint-Embedded-Container und zählt gegen die SharePoint-Quota des Tenants.
• Keine Per-Notebook-, Per-Token- oder Per-Audio-Generation-Kosten sichtbar – alle Notebook-Features sind in der Lizenz inkludiert.
• Consumer: in Microsoft 365 Personal, Family, Premium und Pro enthalten, aber beschnitten. Kein Notebook-Sharing: Das nennt die Share-Doku, und zwar für alle vier Pläne einschließlich Pro. Kein Capture, keine Mind Maps und weiterhin die alte Oberfläche: Das nennt die FAQ, dort aber nur für Personal, Family und Premium.

Bekannte Limits (Stand August 2026)

Acht erprobte Notebook-Patterns für typische DACH-Mid-Market- und Agentur-Use-Cases. Jeder Blueprint enthält empfohlene Sources, Custom Instructions und den realistischen Effort-Spar-Effekt.

Zehn Regeln aus der Produktiv-Praxis

1. Source-Disziplin > Source-Masse. Lieber 10–20 kuratierte Top-Quellen als 300 lose. Auch wenn Microsoft das Limit Mai 2026 von 100 auf 300 angehoben hat: Grounding-Qualität sinkt mit Themen-Drift. Über 300 References werden ignoriert.
2. Custom Instructions als System-Prompt nutzen. Tonalität, Format-Regeln, Sprache, „antworte nicht ohne Zitat“ – alles dort einmal definieren statt in jedem Prompt.
3. SharePoint-Permissions VOR Folder-Reference prüfen. Wer einen Folder einbindet, gibt Copilot Sicht auf alle Files, die der User in dem Folder darf. Permissions-Sanity-Check beugt unangenehmen Überraschungen vor.
4. Sensitivity Labels auf File-Ebene setzen, nicht nur am Notebook. DLP-Schutz greift am File, nicht am Notebook-Container.
5. Source-Updates antizipieren. References sind Pointer, nicht Snapshots. Wenn ein File sich ändert, ändert sich die Antwort – gut für „always fresh“, schlecht für „warum war die Antwort gestern anders“. Ggf. wichtige Sources als Snapshot dazu pinnen.
6. Citations IMMER prüfen. Auch ein gegroundetes Modell halluziniert. Citations-Klick als Pflicht-Schritt vor Weiterverwendung.
7. Ein Notebook = ein Projekt. Nicht mehrere Themen in ein Notebook quetschen – Grounding-Qualität sinkt mit Themen-Drift.
8. Audio-Overview als Mobil-Format nutzen. Wer im Auto/Zug Briefings konsumiert, hat eine echte Use-Case-Erweiterung. Funktioniert auf Deutsch.
9. Pages als Hub-Dokument im Notebook. Wichtige Outputs nicht im Chat versanden lassen – direkt als Page rauszuziehen, dort weiter editieren.
10. Mitgliederliste bewusst pflegen. Group-Sharing gibt es nicht, jedes Mitglied ist einzeln eingeladen. Also feste Review-Termine setzen und Projekt-Notebooks ins Offboarding aufnehmen.

Stolperfallen (die wichtigsten 8)

1. Read-Only-Sharing existiert nicht. Wer einlädt, gibt voll Edit-Rechte. Hochsensible Notebooks lieber nicht teilen – stattdessen Output (Page/Word) extrahieren und separat sharen.
2. Externe Links nicht in allen Tenants verfügbar (Mai 2026). Wer mit Web-URLs als Sources rechnet, sollte checken, ob das Feature im eigenen Tenant schon ausgerollt ist (MC1193414).
3. „Loop“ als Audit-App-Name verwirrt. Compliance-Team sucht in Purview nach „Copilot Notebooks“ und findet nichts – alles läuft unter App Loop.
4. Notebooks haben keinen Recycle Bin. Gelöscht = weg. Kein User-Restore, kein Admin-Restore eines Einzelitems (nur ganzer Container im Soft-Delete-Zeitraum).
5. Source-Drift bei Folder-References. Du verlinkst einen SharePoint-Folder, jemand legt ein vertrauliches File rein → das File wird Teil deines Notebook-Grounding-Kontexts, ohne dass du es bewusst hinzugefügt hast.
6. „Work“ vs. „Web“ Modus-Verwechslung. Notebook ist immer Work-Mode. Wer im normalen Copilot-Chat „Web“ angeklickt hat und dann in ein Notebook wechselt, denkt manchmal, Web-Daten würden mitgegroundet – tun sie nicht (außer externe URLs sind als Refs hinzugefügt).
7. Sensitivity-Label-Enforcement nicht 100 %. Es gab dokumentierte Edge-Cases (VentureBeat 2025/2026), in denen Labels umgangen wurden. Daher: DLP nicht als alleinige Schutzlinie sehen.
8. Privat geübt ist nicht dienstlich können. Wer Notebooks mit Microsoft 365 Personal, Family oder Premium ausprobiert, arbeitet in einer beschnittenen Version: kein Notebook-Sharing, kein Capture, keine Mind Maps, alte Oberfläche. Umgekehrt suchen Consumer-User im Firmen-Training vergeblich nach Buttons, die es bei ihnen zu Hause nicht gibt.

Troubleshooting (Top 5)

1. „Notebooks“-Modul nicht in der Seitenleiste sichtbar

Cloud-Policy „Create and view Copilot Pages and Copilot Notebooks“ deaktiviert. Admin checken in config.office.com. Nach Re-Enable bis zu 90 Min. warten. Zweite Ursache bis Anfang Oktober 2026: Die neu gestaltete Notebooks-Experience der Copilot-App (MC1420901) rollt erst seit Ende September aus und kann im Tenant noch fehlen. Dann über den App-Launcher oder OneNote einsteigen.

2. Notebook-Erstellung scheitert mit „Storage Error“

User hat keine SharePoint/OneDrive-Lizenz oder OneDrive-Creation tenant-weit disabled. M365-Admin-Center prüfen.

3. Citation zeigt File, aber Antwort sagt „I can't find info on that“

File hat Sensitivity Label mit DLP-Policy „exclude from Copilot grounding“. Titel erscheint in Citation, Content fließt nicht in Antwort. Per Purview DLP-Audit-Log verifizieren.

4. Antworten werden generischer, je mehr Sources im Notebook

Vermutlich über 300 References überschritten (Limit Mai 2026, vorher 100). Nur die ersten 300 werden gegroundet. Lösung: aufräumen, alte Refs entfernen, oder Notebook splitten – und gleichzeitig prüfen, ob Themen-Drift in den Sources die Qualität senkt.

5. Externe URL als Reference wird nicht akzeptiert

Feature noch nicht im Tenant ausgerollt (rolling GA seit Mai 2026, MC1193414). Workaround: Web-Inhalt manuell in .docx kopieren und uploaden.

Dazu kommt, dass Microsofts eigene Doku sich hier widerspricht. Die Add-References-Seite schreibt beim „Link“-Button, es ließen sich nur Dokumente aus dem eigenen OneDrive oder SharePoint verlinken und Inhalte außerhalb der Organisation gar nicht. Zwei Abschnitte weiter führt dieselbe Seite „external URLs“ als Standard-Quelle für Copilot-Chat-User auf, und die How-it-works-Seite sagt ausdrücklich, man könne einzelne Web-URLs referenzieren. Praktisch heißt das: nicht lange suchen, wenn es nicht geht, sondern im eigenen Tenant testen und das Ergebnis für die Schulung festhalten.