Wenn Langdock von selbst loslegt.
Geplante Aufgaben lassen Langdock zu festen Zeiten arbeiten, und aus einem Werkzeug, das ihr bedient, wird eines, das euch zuarbeitet.
Bisher lief Langdock immer auf Zuruf. Ihr öffnet einen Chat, stellt eine Frage, bekommt eine Antwort. Geplante Aufgaben drehen das um: ihr legt einmal fest, was zu welcher Zeit passieren soll, und Langdock erledigt es danach von selbst. Die Arbeit ist schon getan, wenn ihr an den Schreibtisch kommt.
Worum es diesen Monat geht
Bisher lief Langdock immer auf Zuruf. Ihr öffnet einen Chat, stellt eine Frage, bekommt eine Antwort. Das funktioniert gut, hat aber einen Haken: nichts passiert, solange ihr nicht selbst anfangt. Genau die immer gleichen Handgriffe am Morgen, das Zusammensuchen von Kontext vor einem Termin, der kurze Wochenrückblick am Freitag, all das müsst ihr jedes Mal aufs Neue anstoßen.
Geplante Aufgaben drehen das um. Ihr legt einmal fest, was zu welcher Zeit passieren soll, und Langdock erledigt es danach von selbst, jeden Tag, jeden Montag oder an den Tagen, die ihr auswählt. Die Arbeit ist schon getan, wenn ihr an den Schreibtisch kommt.
In diesem Newsletter bauen wir eine solche Aufgabe von Anfang bis Ende, an einem Beispiel, das für fast jeden nützlich ist: ein Meeting-Briefing, das sich jeden Nachmittag von selbst schreibt.
Zum ersten Mal steht die Tür für alle offen
Automation ist in Langdock nichts Neues. Bisher lief sie über die Workflows, ein mächtiges Produkt, in dem man Abläufe aus einzelnen Bausteinen zusammensetzt: ein Auslöser, dann Schritt für Schritt Bedingungen, KI-Analysen und Aktionen. Das ist stark, hatte in der Praxis aber drei Hürden.
- Ein Admin muss die Workflows im Workspace erst freischalten.
- Man muss den Baukasten verstehen, um etwas Brauchbares zu bauen.
- Die KI-Nutzung darin läuft über zusätzliche Credits, also außerhalb eures normalen Abos.
Unterm Strich hat das über die Teams hinweg, die wir begleiten, im Schnitt vielleicht einer von zwanzig Leuten überhaupt genutzt. Automation war damit lange die Sache eines kleinen Kreises von Spezialisten.
Kein Admin muss etwas freischalten, es gibt keinen Baukasten zu lernen, und geplante Aufgaben laufen in eurem ganz normalen Nutzungskontingent ohne zusätzliche Abrechnung. Wer einen Prompt schreiben kann, kann damit automatisieren.
Was eine geplante Aufgabe ist
Eine geplante Aufgabe ist ein Auftrag, den ihr einmal formuliert und mit einem Zeitplan verseht. Ihr findet sie in der Seitenleiste unter »Geplant«. Ein Klick öffnet den Dialog »Geplante Aufgabe erstellen« mit drei Feldern:
| Feld | Was ihr eintragt |
|---|---|
| Name | Eine kurze Bezeichnung, damit ihr die Aufgabe wiederfindet. |
| Wann ausführen | Wie oft und zu welcher Uhrzeit die Aufgabe läuft, im Muster »Ausführen [jeden Wochentag] um [16:00]«. |
| Anweisungen | Der Auftrag, der bei jedem Lauf ausgeführt wird, also der Prompt, den ihr sonst tippen würdet. |
Direkt über dem Textfeld hängt ihr außerdem die Tools an, die die Aufgabe nutzen darf, und wählt optional einen Agenten aus, dazu gleich mehr.
Bei der Frequenz reicht die Auswahl von täglich über jeden Wochentag bis zu wöchentlich oder einzelnen Wochentagen, jeweils mit einer Uhrzeit. Für unser Beispiel passt »jeden Wochentag«, also Montag bis Freitag.
Woher die Aufgabe ihre Tools bekommt
Ein reiner Textauftrag kann nachdenken und schreiben, aber er kommt von sich aus nicht an euren Kalender, euer Postfach oder Slack. Diesen Zugriff gebt ihr der Aufgabe einmal mit, und dafür gibt es zwei Wege.
Der einfache Weg: Tools direkt anhängen
Ihr hängt die Tools, die die Aufgabe braucht, direkt an die Anweisung an, ganz ohne Agenten. Genau das ist neu, denn damit kann wirklich jeder eine Automation bauen.
Der zweite Weg: einen fertigen Agenten wählen
Dieser Weg lohnt sich, wenn ihr ohnehin schon einen fertigen Agenten mit den passenden Tools und Anweisungen habt. Den wählt ihr dann einfach aus, und dank des jüngsten Updates baut ihr solche Agenten inzwischen per Chat. Wie ihr die Tools konkret anhängt, seht ihr weiter unten beim Einrichten.
Das Beispiel: das Briefing, das sich selbst schreibt
Stellt euch vor, es ist 16 Uhr an einem ganz normalen Arbeitstag. Ohne dass ihr irgendetwas tut, passiert Folgendes:
Termine sammeln
Die Aufgabe schaut in euren Kalender und sammelt die Termine des nächsten Arbeitstags.
Kontext zusammenziehen
Für jeden Termin zieht sie den passenden Kontext zusammen: die letzten Mails mit den Teilnehmern aus Gmail, relevante Dokumente aus Google Drive und die jüngsten Wortmeldungen zum Thema aus Slack.
Briefing schreiben
Aus all dem schreibt sie ein sauberes Meeting-Briefing: pro Termin die Teilnehmer, den Stand der Dinge, offene Punkte und ein paar Vorschläge, worauf ihr achten solltet.
Ablegen
Sie legt das Briefing als Google Doc in eurem Drive ab, ordentlich benannt und am richtigen Ort.
Bescheid geben
Zum Schluss schickt sie euch eine kurze Nachricht in Slack: das Briefing für morgen ist fertig, hier ist der Link.
Ihr macht Feierabend, und am nächsten Morgen liegt die Vorbereitung schon fertig da. Kein Zusammensuchen mehr zwischen fünf Tabs, bevor der erste Termin beginnt.
So richtet ihr es ein
Der eigentliche Aufbau ist überraschend kurz:
-
Dialog öffnen
Unter »Geplant« in der Seitenleiste den Dialog »Geplante Aufgabe erstellen« öffnen.
-
Name vergeben
Als Name etwas Klares wählen, zum Beispiel »Meeting-Briefing für morgen«.
-
Zeitplan festlegen
Bei »Wann ausführen« auf »jeden Wochentag« stellen und als Uhrzeit »16:00« eintragen.
-
Tools anhängen
Im Anweisungsfeld mit dem Plus die Tools anhängen, die die Aufgabe braucht: Kalender, Gmail, Drive, Docs und Slack. Wer einen fertigen Agenten mit diesen Tools hat, wählt stattdessen oben den Agenten aus.
-
Anweisungen schreiben
In die Anweisungen den Auftrag in normaler Sprache schreiben. Etwa: »Sieh in meinem Kalender nach den Terminen des nächsten Arbeitstags. Sammle zu jedem Termin den passenden Kontext aus meinen letzten Mails, aus Drive und aus Slack. Schreib daraus ein kompaktes Briefing pro Termin, leg es als Google Doc in den Ordner Meeting-Briefings und schick mir danach in Slack eine kurze Nachricht mit dem Link.«
-
Speichern
Auf »Speichern« klicken, fertig.
Der eine Kniff, den ihr kennen solltet
Eine Aufgabe, die nur liest und antwortet, läuft ohne Nachfrage durch. Sobald sie aber etwas in der Welt verändert, also ein Dokument anlegt oder eine Nachricht verschickt, will Langdock zur Sicherheit einmal bestätigt bekommen, dass das in Ordnung ist. Bei einer Aufgabe, die nachts um vier von selbst laufen soll, wäre das unpraktisch, denn dann bliebe sie stehen und wartete auf euch.
Ein Wort zum Verbrauch
Ein wichtiger Unterschied zu den Workflows: geplante Aufgaben verbrauchen keine gesonderten Credits, sie laufen aus eurem ganz normalen Nutzungskontingent. Das ist bequem, hat aber eine Kehrseite. Jeder Lauf zählt genauso auf euer Limit wie ein Chat, den ihr selbst führt, nur dass eine geplante Aufgabe eben von allein und immer wieder läuft, auch wenn ihr gerade nicht hinschaut.
- Wie oft: Eine Aufgabe, die stündlich anspringt, zieht über die Woche ein Vielfaches von einer, die einmal am Tag läuft. Überlegt ehrlich, wie frisch das Ergebnis wirklich sein muss.
- Welches Modell: Für die meisten Routinen reicht ein leichtes bis mittleres Modell. Ein Spitzenmodell mit Reasoning bei jedem einzelnen Lauf kann euer Wochenlimit spürbar schneller leeren, oft ohne dass das Ergebnis besser wird.
Die Faustregel lautet: so selten wie nötig und so leicht wie möglich. Wie ihr euren Verbrauch im Blick behaltet, haben wir in den letzten beiden Ausgaben ausführlich behandelt, im Mai die Nutzungslimits selbst und im Juni die Anzeigen, die euren Verbrauch sichtbar machen. Beides lohnt hier den zweiten Blick, und die Langdock-Dokumentation geht noch tiefer ins Detail.
Warum das mehr ist als eine Zeitersparnis
Der offensichtliche Gewinn sind die paar Minuten, die ihr nicht mehr mit Zusammensuchen verbringt. Der eigentliche Effekt liegt tiefer. Solange ihr jede Auswertung selbst anstoßen müsst, passiert sie nur, wenn ihr daran denkt und gerade Zeit habt. Eine geplante Aufgabe macht aus »sollte ich mal« ein »ist schon erledigt«. Vorbereitung, die vorher von eurer Disziplin abhing, wird zum festen Bestandteil des Tages.
Das Briefing ist dabei nur der Anfang. Nach dem gleichen Muster lassen sich viele wiederkehrende Handgriffe automatisieren:
- Wochenrückblick am FreitagnachmittagFasst eure wichtigsten Threads und Entscheidungen der Woche zusammen.
- Posteingang-Sichtung am frühen MorgenSortiert eure Mails nach Dringlichkeit und hebt die drei wichtigsten hervor.
- Themen-Radar einmal pro WocheSammelt neue Beiträge zu einem für euch relevanten Thema.
Alles, was ihr regelmäßig und immer gleich tut, ist ein Kandidat für eine geplante Aufgabe. Pro Person könnt ihr bis zu zehn davon anlegen, genug für die wichtigsten Routinen.
Unser Tipp
Nach zwei, drei Wochen habt ihr eine kleine Sammlung von Routinen, die im Hintergrund für euch arbeiten, ohne dass ihr noch einen Gedanken daran verschwendet.
Genau darum geht es bei geplanten Aufgaben. Sie verschieben die Arbeit von dem Moment, in dem ihr Zeit und einen freien Kopf braucht, in einen Moment, in dem ohnehin nichts los ist. Was übrig bleibt, ist ein Morgen, an dem die halbe Vorbereitung schon auf euch wartet.
Bis nächsten Monat,
Timo