Tot nu toe reageerde Langdock altijd op aanroep. Jullie openen een Chat, stellen een vraag, krijgen een antwoord. Dat werkt goed, maar heeft een haakje: er gebeurt niets zolang jullie niet zelf beginnen. Precies dezelfde handelingen in de ochtend, het bij elkaar zoeken van context voor een afspraak, de korte weekterugblik op vrijdag, dat alles moeten jullie elke keer opnieuw op gang brengen.

Geplande taken draaien dat om. Jullie leggen een keer vast wat op welk tijdstip moet gebeuren, en Langdock doet het daarna vanzelf, elke dag, elke maandag of op de dagen die jullie kiezen. Het werk is al klaar als jullie aan het bureau plaatsnemen.

In deze nieuwsbrief bouwen we zo'n taak van begin tot einde, aan een voorbeeld dat voor bijna iedereen nuttig is: een meeting-briefing die zichzelf elke middag schrijft.

Automatisering is in Langdock niets nieuws. Tot nu toe liep die via Workflows, een krachtig product waarin je processen uit losse bouwstenen samenstelt: een trigger, dan stap voor stap voorwaarden, AI-analyses en acties. Dat is sterk, maar had in de praktijk drie drempels.

• Een admin moet Workflows in de workspace eerst vrijschakelen.
• Je moet de bouwdoos begrijpen om iets bruikbaars te bouwen.
• Het AI-gebruik erin loopt via extra credits, dus buiten jullie normale abonnement.

Onder de streep heeft dat over de teams die we begeleiden gemiddeld misschien een op de twintig mensen daadwerkelijk gebruikt. Automatisering was daarmee lang de zaak van een kleine kring specialisten.

Een geplande taak is een opdracht die jullie een keer formuleren en van een tijdschema voorzien. Jullie vinden hem in de zijbalk onder "Gepland". Een klik opent het dialoogvenster "Geplande taak aanmaken" met drie velden:

Direct boven het tekstveld koppelen jullie bovendien de tools die de taak mag gebruiken, en kiezen jullie optioneel een agent, daarover zo meer.

Bij de frequentie is er keuze uit dagelijks, elke werkdag, wekelijks of losse weekdagen, telkens met een tijdstip. Voor ons voorbeeld past "elke werkdag", dus maandag tot en met vrijdag.

Een pure tekstopdracht kan nadenken en schrijven, maar hij komt uit zichzelf niet bij jullie agenda, jullie mailbox of Slack. Die toegang geven jullie de taak een keer mee, en daarvoor zijn er twee wegen.

De makkelijke weg: tools direct koppelen

Jullie koppelen de tools die de taak nodig heeft direct aan de instructie, zonder een agent. Precies dat is nieuw, want daardoor kan echt iedereen een automatisering bouwen.

De tweede weg: een bestaande agent kiezen

Deze weg loont als jullie toch al een bestaande agent hebben met de juiste tools en instructies. Die kiezen jullie dan gewoon, en dankzij de recente update bouwen jullie zulke agents inmiddels via chat. Hoe jullie de tools concreet koppelen, zien jullie verderop bij het opzetten.

Stel je voor, het is 16 uur op een gewone werkdag. Zonder dat jullie iets doen, gebeurt het volgende:

De eigenlijke opbouw is verrassend kort:

1. Dialoogvenster openen

   Onder "Gepland" in de zijbalk het dialoogvenster "Geplande taak aanmaken" openen.

2. Naam geven

   Als naam iets duidelijks kiezen, bijvoorbeeld "Meeting-briefing voor morgen".

3. Tijdschema vastleggen

   Bij "Wanneer uitvoeren" op "elke werkdag" zetten en als tijdstip "16:00" invullen.

4. Tools koppelen

   In het instructieveld met de plus de tools koppelen die de taak nodig heeft: agenda, Gmail, Drive, Docs en Slack. Wie een bestaande agent met die tools heeft, kiest in plaats daarvan boven de agent.

5. Instructies schrijven

   In de instructies de opdracht in gewone taal schrijven. Bijvoorbeeld: "Kijk in mijn agenda naar de afspraken van de eerstvolgende werkdag. Verzamel voor elke afspraak de passende context uit mijn recente mails, uit Drive en uit Slack. Schrijf daaruit een compacte briefing per afspraak, leg hem als Google Doc in de map Meeting-briefings en stuur me daarna in Slack een kort bericht met de link."

6. Opslaan

   Op "Opslaan" klikken, klaar.

Een taak die alleen leest en antwoordt, loopt zonder terugvraag door. Zodra hij echter iets in de wereld verandert, dus een document aanmaakt of een bericht verstuurt, wil Langdock voor de zekerheid een keer bevestigd krijgen dat dat in orde is. Bij een taak die 's nachts om vier uur uit zichzelf moet lopen, zou dat onhandig zijn, want dan zou hij stilstaan en op jullie wachten.

Een belangrijk verschil met Workflows: geplande taken verbruiken geen aparte credits, ze lopen uit jullie gewone gebruikscontingent. Dat is comfortabel, maar heeft een keerzijde. Elke run telt net zo goed op jullie limiet als een chat die jullie zelf voeren, alleen dat een geplande taak uit zichzelf en steeds opnieuw loopt, ook als jullie niet kijken.

De vuistregel luidt: zo weinig als nodig en zo licht als mogelijk. Hoe jullie het verbruik in de gaten houden, hebben we in de afgelopen twee edities uitgebreid behandeld, in mei de gebruikslimieten zelf en in juni de indicatoren die het verbruik zichtbaar maken. Beide lonen hier een tweede blik, en de Langdock-documentatie gaat nog dieper in op de details.

De voor de hand liggende winst zijn de paar minuten die jullie niet meer met bij elkaar zoeken doorbrengen. Het echte effect ligt dieper. Zolang jullie elke analyse zelf moeten aansturen, gebeurt hij alleen als jullie eraan denken en juist tijd hebben. Een geplande taak maakt van "ik zou moeten" een "is al gedaan". Voorbereiding die eerder van jullie discipline afhing, wordt een vast onderdeel van de dag.

De briefing is daarbij pas het begin. Volgens hetzelfde patroon zijn veel terugkerende handelingen te automatiseren:

• Weekterugblik op vrijdagmiddagVat jullie belangrijkste threads en beslissingen van de week samen.
• Postvak-triage in de vroege ochtendSorteert jullie mails op urgentie en licht de drie belangrijkste eruit.
• Onderwerp-radar een keer per weekVerzamelt nieuwe bijdragen over een voor jullie relevant onderwerp.

Na twee, drie weken hebben jullie een kleine verzameling routines die op de achtergrond voor jullie werken, zonder dat jullie er nog een gedachte aan besteden.

Precies daar gaat het bij geplande taken om. Ze verschuiven het werk van het moment waarop jullie tijd en een helder hoofd nodig hebben, naar een moment waarop er toch niets speelt. Wat overblijft, is een ochtend waarop de halve voorbereiding al op jullie ligt te wachten.